Föreningens gemensamma arkiv
Mappar och filer samlas under föreningens arbetsyta med en konsekvent struktur.
Dokument för styrelse och medlemmar
Ordning på föreningens dokument – även efter nästa styrelsebyte
Bygg en gemensam struktur för dokument som hör till föreningen, inte till en enskild ledamots dator eller konto. Publicera rätt material till medlemmarna och skydda internt arbetsunderlag.
Utgångsläget
Känner ni igen föreningsvardagen?
- Den senaste versionen finns i någons privata mapp.
- Medlemmar får dokument via öppna länkar som lever kvar.
- Avtal och beslut saknar gemensam struktur.
- Styrelsebyten leder till luckor i åtkomst och historik.
Med Kvarterio
Ett tydligare digitalt arbetssätt
Behörighetsstyrd åtkomst
Håll internt styrelsematerial åtskilt från dokument som medlemmarna ska kunna läsa.
Tydligare publicering
Länka från nyheter och rutiner till den gemensamma dokumentkällan i stället för nya kopior.
Smidigare överlämning
Nya ledamöter kan få åtkomst till föreningens ordnade underlag utan privata filöverföringar.
Så kommer ni igång
Från spridd information till en gemensam rutin
1. Bestäm en enkel struktur
Utgå från exempelvis styrande dokument, ekonomi, fastighet och medlemsinformation.
2. Flytta aktuella original
Rensa dubbletter och märk vad som är gällande innan materialet publiceras.
3. Förvalta över tid
Bestäm vem som uppdaterar, arkiverar och granskar åtkomsten vid styrelsebyten.
Vanliga frågor
Ska alla protokoll vara synliga för alla medlemmar?
Föreningen behöver bedöma vilka handlingar som ska delas och om de innehåller personuppgifter eller annat skyddsvärt innehåll. Kvarterio ger separata ytor och behörigheter för publiceringen.
Kan dokument ordnas i mappar?
Ja. Dokumentbiblioteket kan struktureras så att medlemmar och styrelse lättare hittar rätt kategori och fil.
Är dokumenten offentliga på BRF-hemsidan?
Inte som standard. Interna dokument finns bakom inloggning. Styrelsen kan separat skapa publika informationssidor när något ska vara öppet.
Se hur det fungerar i praktiken
Utforska en exempelportal eller hör av er så hjälper vi er att bedöma om Kvarterio passar föreningens behov.